Algemene voorwaarden

1. Definities

Als we gaan samenwerken, zijn dit de afspraken die wij samen maken en waar wij ons allebei aan houden.
Natuurlijk werken we als partners samen, maar juridisch gesproken zijn jullie opdrachtgever en zijn wij (Happy Labs) de leverancier. Waar we in deze voorwaarden ‘je of jij’ schrijven, moet dat gelezen worden als de opdrachtgever als organisatie.
Er kunnen situaties ontstaan waardoor we afwijkende afspraken moeten maken dan hier vermeld. Dat doen we dan wel formeel (op papier of per e-mail), zodat er geen misverstanden ontstaan.
Als deze leveringsvoorwaarden in een andere taal zijn vertaald, dan is bij onduidelijkheden of interpretatie geschillen de Nederlandse versie leidend.
Voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing bij de samenwerking tenzij we beiden schriftelijk anders zijn overeengekomen.
Als we het hebben over de _huurperiode_, is dat de datum en tijd waarop jij van onze onderzoekslocatie gebruik maakt.
Via een _reservering_ neem je een optie op een combinatie van onderzoekslocatie, faciliteiten en huurperiode. Een reservering geeft je een eerste recht van boeking, maar verplicht ons verder tot niets.
Als je een _boeking_ maakt, leg je een combinatie van datum, tijd en onderzoekslocatie en faciliteiten vast tegen de afgesproken prijs. We garanderen vanaf dat moment dat die locatie en faciliteiten op de gevraagde momenten voor jou beschikbaar zijn.
Wij mogen deze Algemene Voorwaarden eenzijdig wijzigen. Als dat tijdens een lopend project is, zullen wij jou tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Eén maand na deze kennisgeving zijn de nieuwe voorwaarden voor jou van toepassing.

2. Van reservering tot boeking

Onze offertes zijn 1 maand geldig.
Informatie over beschikbare faciliteiten en huurperiodes in offertes is indicatief; je kan er geen rechten aan ontlenen.
Reserveringen zijn maximaal 2 werkdagen geldig, daarna vervalt automatisch je eerste recht op boeking.
Je kunt geen reservering meer doen (en bestaande reserveringen vervallen) als de dag van aanvang van de huurperiode minder dan 10 werkdagen in de toekomst ligt. Wil je alsnog aanspraak maken op die huurperiode, dan vragen we je direct een boeking te doen.
Een reservering wordt een boeking zodra je formeel akkoord geeft (dat kan op papier, via e-mail of via onze website) op de gekozen datum(s) en tijden, locatie(s) en gewenste diensten en faciliteiten.
Heb je ons zonder formeel akkoord te geven toch al laten beginnen? Dan is de boeking ook definitief en geldt de inhoud van onze laatste offerte voor de betreffende huurperiode als opdrachtbevestiging.

3. Verwerking persoonsgegevens

Als jij ons gegevens van jouw klanten wilt aanleveren, zodat wij die kunnen gebruiken voor de opdracht, dan sluiten we daarvoor een aparte verwerkingsovereenkomst af conform artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming. In die overeenkomst zijn wij “verwerker” en jij “verwerkingsverantwoordelijke”.
Wij delen geen gevoelige informatie over onze samenwerking of respondenten met anderen. En verwachten dat jij dat ook niet doet. Maar maak vooral reclame voor ons 🙂.

4. Uitstel, annulering

Boekingen zijn tot 20 werkdagen voor de dag van aanvang van de huurperiode kosteloos te annuleren of verzetten.
Annuleer (of verzet) je een boeking minder dan 20 en meer dan 10 werkdagen voor de dag van aanvang van de huurperiode, dan brengen we 25% van de huurprijs van de onderzoekslocatie en faciliteiten in rekening. Annuleer of verzet je minder dan 10 en meer dan 5 werkdagen van tevoren brengen we 50% in rekening, en bij annuleringen of verschuivingen korter dan 5 werkdagen voor de dag van aanvang brengen we de volledige huurprijs in rekening.
Daarbovenop brengen we bij uitstel of annulering ook de kosten in rekening die we voor jouw boeking al hebben gemaakt of niet meer kunnen vermijden. Denk bijvoorbeeld aan al opgestarte respondentenwerving of reserveringen voor aanvullende faciliteiten of diensten waar wij annuleringskosten voor moeten betalen.

5. Samenwerking

We maken onze samenwerking samen tot een succes. Wij zorgen dat we de juiste vragen stellen zodat je weet waar je aan toe bent. En we houden je tijdens de opdracht op de hoogte van de voortgang. Kosten, en/of meerwerk ontstaan doordat de opdracht (of de administratieve afhandeling daarvan) door jouw toedoen vertraging oploopt zijn voor jouw rekening. Denk daarbij aan het niet tijdig aanleveren van benodigde input, niet tijdig of goed verlenen van medewerking, het niet beschikbaar stellen van de juiste medewerkers, respondenten of het eenzijdig aanpassen van de planning.
Als je gedurende 12 maanden na opdrachtbevestiging geen initiatief neemt tot het opstarten van de opdracht dan zien wij dat als een annulering en brengen we de volledige afgesproken prijs in rekening. We zijn jou dan in het kader van de opdracht niets meer verplicht.

6. Geldzaken, tarieven en meer- en minderwerk

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.
We factureren 50% van de overeengekomen prijs op het moment van boeking en de rest achteraf, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken. Op de eindfactuur staan ook eventuele meerkosten die wij hebben gemaakt om de opdracht goed uit te voeren. Meerkosten maken we nooit zonder overleg en jouw toestemming.
Vraag je ons na het moment van boeking om werk te doen dat geen onderdeel is van de boeking, dan brengen we dat uiteraard ook in rekening.
Heb je ons opdracht gegeven de respondentenwerving te regelen, dan betaal je alleen voor het aantal respondenten dat daadwerkelijk aan het onderzoek heeft meegedaan.
Zorg dat je binnen 30 dagen betaalt. Ben je het niet eens met de factuur, laat het ons dan schriftelijk weten en binnen die betalingstermijn van 30 dagen.
Betaal je te laat, dan brengen wij de wettelijke rente in rekening. Bijkomende kosten (waaronder herinneringen sturen, incassobureau, advocaten, juridisch adviseurs en andere externe deskundigen ) brengen we ook in rekening.
Wij zijn gerechtigd om gedurende de looptijd van de opdracht onze tarieven en prijzen jaarlijks met ingang van 1 januari te verhogen. Dat doen we conform het CBS-prijsindexcijfer van het voorgaande kalenderjaar, vermeerderd met ten hoogste vijftien procent (15%).
Als we een volumeafspraak met kortingstarieven maken, en jullie komen gedurende de looptijd van die afspraak het afgesproken volume niet na, dan ben je ons de teveel genoten korting verschuldigd.

7. Aansprakelijkheid

Als wij ons terugtrekken omdat jij niet aan het project meewerkt zoals we hadden afgesproken, geldt dat je betaalt wat we hadden afgesproken.
Wij gaan netjes met onze spullen om, we gaan ervan uit dat jij dat ook doet. Als er door jouw toedoen tijdens jouw huurperiode toch wat kapot is gegaan of vermist raakt, dan brengen we de kosten voor reparatie of vervanging bij jou in rekening.
In het geval van overmacht waardoor verplichtingen niet meer nagekomen kunnen worden (bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, door brand of bedrijfsstoringen bij Happy Labs of leveranciers), kan in overleg met jou besloten worden de overeenkomst te ontbinden. Je kunt ons niet aansprakelijk stellen voor schade die door overmacht is ontstaan.
Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat onderzoek in de door jouw geboekte faciliteiten en met de door of voor jouw uitgenodigde respondenten binnen de grenzen van de wet, ethisch correct en zonder overlast voor eventuele andere gebruikers van de onderzoekslocatie wordt uitgevoerd. Schade als gevolg van inbreuk op dit artikel zullen we op jou verhalen.
Natuurlijk hebben we een aansprakelijkheidsverzekering. Dus als er iets toch uit de hand loopt, kun je daar op rekenen. Je kunt ons aansprakelijk stellen tot één jaar na het einde van de huurperiode.
Je kunt ons aansprakelijk stellen voor de fouten die wij maken, tenzij die fouten zijn veroorzaakt door slechte input van jouw kant. De aansprakelijkheid beperkt zich tot directe schade, dus geen winst verliezen of omzetderving en dergelijke.
Ontbinding van de opdracht op grond van toerekenbare tekortkoming kan alleen na een zo gedetailleerd mogelijke schriftelijke ingebrekestelling, waarin een redelijke termijn is gegegeven om de tekortkoming op te lossen. Als de overeenkomst wordt ontbonden, vindt geen ongedaanmaking plaats van het reeds geleverde werk en de daarmee samenhangende betalingsverplichting.
Gaat een van ons failliet, dan mag de ander natuurlijk de afspraak geheel of gedeeltelijk opzeggen. Zonder dat daar een schadevergoeding tegenover staat.
Zijn we het oneens en komen we er écht niet meer uit, dan vragen we de rechtbank in Amsterdam om een uitspraak te doen.